a2hs_explain
a2hs_tap
a2hs_then
2020-08-12 | Manon Marinussen
Dat betekent echter niet dat er helemaal geen leven in de brouwerij is. Ons werk gaat gewoon door. Nee, beter nog: We hebben met z’n allen naar een nog hogere versnelling geschakeld om de dienstverlening van Koek zo delightful mogelijk te maken. Hoe we dat doen in tijden van anderhalve meter afstand? Gewoon. Digitaal!
Op maandagochtend om 9 uur stond onze eerste digitale sessie op de planning. Vol verwachting wachtten we op de rest van de deelnemers in onze digitale hackathonruimte. Bakkie pleur on the side, slecht kapsel vakkundig verdoezeld. Ready to rumble! De sessie hadden we tot in de puntjes voorbereid en alle tools stonden klaar om de groep te begeleiden naar eindeloze inspiratie en antwoorden op hun vragen. Toch hadden wij, Koekenbakkers, de behoefte aan een antwoord op een grote vraag. Kunnen we met digitale middelen een minstens net zo delightful experience creëren als wij normaal face to face zouden doen?
Na afloop van de sessie konden we concluderen dat zo’n digitale sessie zich absoluut kan tippen aan onze fysieke variant. Het doel van de sessie werd net zoals altijd behaald. De technische problemen konden met een goede voorbereiding bespaard blijven en ook de digitale tools bleken prima te werken. We hebben zelfs wat voordelen ondervonden van digitaal brainstormen ten opzichte van de good ol’ pen & paper. En dan maar denken dat digitaal communiceren zo moeilijk is? Met een kleine investering in tijd en moeite kom je al een heel eind.
Omdat we zo enthousiast zijn geworden van digitale sessies, delen we graag onze succesfactoren met jullie. Zo breng je je digitale sessies tot een hoger niveau, in plaats van dat het een stereotype slechte conference call wordt (sorry, maar vaak wel de realiteit).
Het allerbelangrijkste om een digitale sessie succesvol te maken, is je mindset. Door te denken dat de digitale mogelijkheden beperkt zijn en aan te nemen dat een digitale sessie nooit beter wordt dan een fysieke sessie, kom je er niet. Zie de kansen in van communicatietools en andere hulpmiddelen en probeer deze te matchen met de hoofddoel van je sessie. Wij zagen bijvoorbeeld dat we een sessie beter kunnen faciliteren wanneer de sessieleiders tussendoor onderling kunnen communiceren. Super simpel online, maar net iets minder praktisch in real life.
Technische drama’s voorkom je wanneer je je goed voorbereid. Met slechts een klik op een link waren deelnemers tijdens onze digitale sessie in staat om meteen aan een oefening mee te doen. En ook niet onbelangrijk: Goed testen voorkomt problemen, in plaats van wanneer je deze tijdens de sessie nog moet oplossen. Neem dus de controle over je tools, niet andersom.
Waarschijnlijk hebben de deelnemers nog nooit eerder een digitale sessie meegemaakt. Dat is oké, maar betekent wel dat ze goede begeleiding nodig hebben. Neem daarom de tijd om alle tools, maar ook de agenda, goed uit te leggen. Geef deelnemers voldoende tijd om met de digitale tools aan de slag te gaan en sta paraat wanneer ze vragen hebben. Zorg dus dat je ingelezen bent! Ons eigen trots is daarnaast het instructiedocument die deelnemers ruim van tevoren ontvangen, waarin piekfijn wordt uitgelegd wat er tijdens de sessie te wachten staat.
Dat onze eerste digitale sessie een succes was, hadden we gehoopt, maar niet per se verwacht. En nee, ook bij ons ging het niet perfect. Maar dat kan ook niet. Hallo, dit is pas poging 1!? Wanneer je dus aan de slag gaat met digitale sessies, verwacht dan niet meteen perfectie. Zie iedere sessie als een leermoment, en neem verbeteringen mee naar de volgende. Alleen zo bereik je uiteindelijk het beste resultaat.
Daarover gesproken, wij gaan vrolijk verder met het organiseren van digitale hackathons, design sprints en brainstorms zodat we ook in deze tijden gewoon alle organisaties van nieuwe inzichten kunnen voorzien.
Meer weten over digitale sessies? Wij hebben een webinar gehouden over dit onderwerp. Hierin nemen we je mee in de ins en outs over digitaal communiceren en we geven handige tips voor hosts en deelnemers. Kijk de webinar terug op deze pagina, of bekijk alle upcoming webinars hier.